REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTORICO DEL ESTADO DE ZACATECAS

Genaro Borrego Estrada, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de Zacatecas, en ejercicio de la facultad que al Ejecutivo a mi cargo conceden las fracciones III y XXVII del artículo 59 de la Constitución Política del Estado, y con fundamento además en el artículo 11 de la Ley Orgánica de la Administración Pública vigente y

Considerando

Que la Ley del Sistema Estatal de Archivos de Zacatecas, establece la obligación de preservar y difundir el patrimonio documental histórico de la Entidad.

Que el Plan Zacatecas 1986-92, a la vez que mantiene como objetivo el lograr una administración pública que contribuya al desarrollo del Estado y sirva a la ciudadanía, también establece el de promover la cultura en todas las manifestaciones para fortalecer la identidad y la cohesión de los zacatecanos y reafirmar su ser nacional.

Que incuestionablemente gran parte de la identidad de los zacatecanos se encuentra plasmada en los diversos archivos documentales públicos y privados, que resulta imprescindible conservar y difundir, en beneficio de ésta y las futuras generaciones.

Que para concretar la obligación que establece el artículo 5º fracción II de la Ley del Sistema Estatal de Archivos es necesario crear una dependencia que tenga como objetivo la preservación y custodia del acervo documental histórico, para garantizar su permanencia, organización y sistematización para que sea accesible a los estudiosos y al pueblo en general.

Por lo anteriormente expuesto, he tenido a bien dictar el siguiente

Reglamento

REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTORICO DEL ESTADO DE ZACATECAS

Capítulo I
De las atribuciones y funciones

Artículo primero. El Archivo Histórico del Estado de Zacatecas será un órgano desconcentrado de la Secretaría General de Gobierno, y tendrá a su cargo la cabal preservación, el adecuado manejo y el pleno aprovechamiento institucional y social del patrimonio archivístico estatal comprendiendo a todos los acervos, expedientes, documentos y registros de información, independientemente del soporte material en que se encuentren, que hayan sido o sean producidos o acumulados por las instituciones públicas, los organismos sociales y privados y los particulares en el desempeño de sus actividades, y que sean relevantes para el desarrollo de ésta o para la investigación y conocimiento de los diversos aspectos de la historia y la realidad del Estado.

Art. 2º Para el cumplimiento de su objetivo se conceden al Archivo Histórico del Estado, las siguientes atribuciones:

I. Ser el órgano normativo y asesor del Ejecutivo estatal en materia de administración de documentos y archivos, correspondiéndole regular, auxiliar y supervisar técnicamente a las dependencias y entidades del Gobierno estatal, así como a los gobiernos municipales, en lo que respecta a la producción, conservación, manejo y aprovechamiento de sus documentos y archivos, así como la organización y funcionamiento de los servicios de apoyo que establezcan en este campo;

II. Fungir como institución central para la conservación y consulta de la documentación histórica, generada y acumulada por la administración pública, estatal y municipal desde la época colonial hasta nuestros días, así como la que en el futuro el Ejecutivo estatal produzca directamente o adquiera por donación, compra, depósito o cualquier otro medio; y

III. Conducir las relaciones que el Ejecutivo estatal establezca con otras instancias y órganos del sector público, y con los sectores social y privado, para procurar la mejor preservación y aprovechamiento del patrimonio archivístico del Estado, desarrollando los programas y acciones requeridos al efecto.

Art. 3º En el ejercicio de sus atribuciones, el Archivo Histórico del Estado realizará las siguientes funciones:

I. Efectuar los estudios y proponer las políticas y normas en el seno del sistema estatal de archivos, a que se sujetarán las dependencias y entidades del Gobierno estatal en materia de administración de documentos y archivos;

II. Asesorar, orientar y supervisar a las dependencias y entidades de los tres Poderes de Gobierno, así como de los gobiernos municipales respecto a la organización y funcionamiento de sus servicios documentales y archivísticos, coadyuvando en el ámbito de su competencia en los programas y acciones de modernización y simplificación de la administración pública estatal y municipal;

III. Diseñar, promover y realizar, en coordinación con las instancias pertinentes, programas y acciones para el mejoramiento y desarrollo de los recursos humanos y materiales de los servicios documentales y archivísticos del Gobierno estatal;

IV. Dictaminar sobre el destino final de la documentación generada y conservada por las dependencias y entidades del Gobierno estatal, una vez prescrita su utilidad administrativa, legal y contable determinando, de ser el caso, su valor permanente o histórico;

V. Hacer declaratoria de los documentos, libros y demás materiales afines que por su importancia o rareza no puedan trasladarse o enajenarse coadyuvando con las demás instancias del Gobierno en la identificación y protección del acervo histórico cultural del Estado;

VI. Seleccionar e incorporar la documentación histórica producida o adquirida por el Gobierno estatal que deba concentrarse en sus acervos, coordinando y supervisando la instalación, funcionamiento y aprovechamiento de otros archivos históricos establecidos en las dependencias y entidades de los tres Poderes y de los gobiernos municipales;

VII. Organizar y describir los fondos y grupos documentales, históricos que integran sus acervos, abriéndolos a la consulta con las modalidades e instrumentos de acceso que más convengan;

VIII. Formar, enriquecer y abrir a la consulta una biblioteca especializada en la historia de Zacatecas y archivística, así como otros fondos bibliográficos y hemerográficos relevantes para el cumplimiento de su objeto;

IX. Establecer y ofrecer los servicios para la reproducción de los materiales que conforman sus acervos;

X. Desarrollar los programas y acciones de prevención, conservación y restauración requeridos para el mantenimiento físico de sus acervos;

XI. Preparar, editar, distribuir y comercializar publicaciones y materiales impresos destinados a dar a conocer y facilitar el acceso a los fondos que conserva, a estimular y difundir la investigación histórica y social sobre nuestro Estado;

XII. Organizar y llevar a cabo exposiciones de los documentos materiales que custodia, así como otros eventos y actividades de difusión útiles para fines educativos o para propiciar el conocimiento y aprovechamiento de sus acervos y servicios por parte de los diversos sectores de la sociedad;

XIII. Convenir y desarrollar con los gobiernos municipales, con los otros poderes estatales y con entidades y organizaciones sociales, programas y acciones para impulsar y modernización de sus sistemas, recursos y servicios archivísticos, coordinando el sistema estatal de archivos que enmarque la cooperación entre el Ejecutivo estatal y las restantes instancias y sectores del Estado, en lo tocante a la preservación y el aprovechamiento del patrimonio archivístico estatal;

XIV. Las demás que le confieren las leyes, reglamentos y acuerdos relativos al objeto y ámbito de actividades de la institución.

Capítulo II
De la organización y los recursos

Art. 4º El Archivo Histórico del Estado tendrá un director que será nombrado y removido libremente por el Gobernador del Estado.

Art. 5º Corresponderá al director del Archivo Histórico del Estado:

I. Representar al Archivo Histórico del Estado con las facultades necesarias para convenir y celebrar toda clase de actos inherentes al objeto de la institución;

II. Elaborar y someter a la aprobación del Secretario General de Gobierno los proyectos de programas y de presupuesto del Archivo Histórico del Estado, acordando con el propio titular lo relativo a las funciones y actividades de la institución;

III. Planear, dirigir y evaluar técnica y administrativamente las actividades que realice el Archivo Histórico del Estado para el cumplimiento de las funciones que le competen, estableciendo los criterios y lineamientos para la organización y funcionamiento de la institución;

IV. Previo acuerdo con el Secretario General de Gobierno designar y remover al personal de confianza de la institución;

V. Integrar y presentar los informes y actividades del Archivo Histórico del Estado;

VI. Las demás que le confieran este reglamento y otras disposiciones legales y reglamentarias y las que expresamente le delegue el Secretario General de Gobierno.

Art. 6º El Archivo Histórico del Estado dispondrá para el cumplimiento de sus funciones, y para el alojamiento y tratamiento de sus acervos de los edificios, equipo, mobiliario e instalaciones de que le provea el Ejecutivo estatal.

Art. 7º El Archivo Histórico del Estado contará con las estructuras y la organización interna que más convenga para el eficaz cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con lo que al respecto permita el presupuesto asignado.

Art. 8º El presupuesto del Archivo Histórico del Estado se integrará de la siguiente manera:

I. Por el presupuesto que le asigne el Ejecutivo del Estado, dentro del asignado a la Secretaría General de Gobierno;

II. Por los pagos o cuotas que perciba por la venta de las publicaciones, copias y demás reproducciones que elabore de acuerdo con sus funciones, mismas que se afectarán al concepto anterior, previo entero a la Secretaría de Finanzas, y conforme a las disposiciones legales;

III. Por las aportaciones y donaciones que se le hagan para el cumplimiento de su objetivo.

Art. 9º Las relaciones laborales entre el Archivo Histórico del Estado y sus trabajadores se regirán por la Ley del Servicio Civil, quedando el personal de la institución incorporado al régimen de la Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Zacatecas.

Capítulo III
De las políticas generales para la integración de los acervos

Art. 10. Para la valorización y declaración del carácter histórico de los documentos y archivos, el Archivo Histórico del Estado realizará los estudios y consultas que resulten necesarios para determinar la utilidad actual y futura de los mismos, ponderando su importancia testimonial respecto a la trayectoria y actividades de las entidades y personas que las hayan producido, su valor evidencial respecto a los derechos y obligaciones del Estado y los particulares, y su potencial informativo para la investigación y conocimiento de los acontecimientos y circunstancias relevantes de la vida estatal y nacional. La declaración del carácter histórico de los documentos y archivos por parte del Archivo Histórico del Estado, será suficiente para ser obligatoria su conservación y custodia permanente y especial.

Art. 11. Para los efectos del artículo anterior, el Archivo Histórico del Estado establecerá los instrumentos y mecanismos que resulten más convenientes para dictaminar en forma rigurosa y expedita sobre el carácter histórico que en su caso tengan los documentos y archivos producidos por las dependencias y entidades del Gobierno estatal, mismas que no podrán proceder a la baja, enajenación o destrucción de sus documentos y archivos prescritos, de no contar con el dictamen y la autorización formal y expresa del Archivo Histórico del Estado, que deberán solicitar oportunamente por escrito y presentando las relaciones e inventarios correspondientes.

Art. 12. El Archivo Histórico del Estado recibirá e incorporará los documentos y archivos declarados históricos de las dependencias y entidades del Gobierno estatal, definiendo las condiciones y modalidades con que éstas deben transferirle dichos materiales.

Art. 13. El Archivo Histórico del Estado podrá incorporar a sus acervos, previa la valoración correspondiente, los documentos y archivos históricos producidos o conservados por los particulares, o por instituciones y organizaciones ajenas al Gobierno estatal, de realizarse la incorporación por medio de donación o de depósito, ésta se sujetará a las formalidades y condiciones que convengan las partes, correspondiendo al Archivo Histórico del Estado actuar en representación del Ejecutivo del Estado, cuando los medios de incorporación o adquisición de los documentos y archivos mencionados deban ser distintos a los anteriores, la propia institución promoverá ante la instancia pertinente lo que corresponda.

Art. 14. El Archivo Histórico del Estado realizará los estudios y gestiones necesarios para identificar, adquirir e incorporar las publicaciones y materiales que deban formar parte de los fondos bibliográficos y hemerográficos, particularmente solicitará a las dependencias y entidades las ediciones que produzcan y que deban formar parte de la colección de publicaciones oficiales del Gobierno estatal, debiendo éstas entregárselas inmediatamente, con carácter de donación, en este sentido, la instancia responsable dentro de la Oficialía Mayor de Gobierno, de la preparación y publicación del Periódico Oficial del Estado deberá enviar regularmente al Archivo Histórico del Estado los ejemplares que el mismo le requiera para su integración en la colección correspondiente.

Capítulo IV
De las políticas generales para el manejo de los acervos y de los servicios al público

Art. 15. Una vez incorporada formalmente a sus acervos, la documentación histórica resguardada por el Archivo Histórico del Estado estará sujeta sin excepción a las normas y condiciones de organización y descripción, conservación, reproducción y acceso que la institución establezca, para garantizar su cabal preservación y aprovechamiento.

Art. 16. La organización y descripción del acervo documental histórico del Archivo Histórico del Estado, se sustentará en los principios archivísticos de procedencia y de orden original mediante la formación y control de fondos y colecciones en los que se mantenga o restituya la identidad e integridad orgánica de la documentación que incorpore y resguarde. Sobre esta base, la institución elaborará y publicará los registros e instrumentos requeridos para el control y la consulta de los fondos y grupos documentales históricos que conforman su acervo, dándole prioridad a las técnicas intensivas por sobre las exhaustivas de descripción de los mismos.

Art. 17. El Archivo Histórico del Estado deberá adoptar, instrumentar y evaluar regularmente un programa general destinado a la conservación y el mantenimiento físico de sus acervos que prevea las normas, condiciones, medidas y procedimientos necesarios para combatir y evitar el deterioro o pérdida de los mismos.

En el programa y las acciones mencionadas se dará especial atención a las medidas necesarias para evitar la sustracción o destrucción deliberada de la documentación histórica que el Archivo Histórico conserva.

Art. 18. El servicio de reprografía del Archivo Histórico del Estado estará sujeto a las cuotas que la institución determine, procurando recuperar los costos de su presentación, así como allegarse recursos adicionales para la aplicación y mejoramiento de los mismos.

Estos servicios, al igual que la venta de las publicaciones susceptibles de ser comercializadas, serán los únicos conceptos en los cuales la institución pueda fijar un costo y recibir el pago respectivo, debiendo todos sus demás servicios brindarse al público con carácter gratuito.

Art. 19. En principio, todos los documentos y materiales que conforman los acervos del Archivo Histórico del Estado podrán ser consultados por cualquier ciudadano mexicano y por los extranjeros debidamente acreditados, sin más restricciones que las derivadas de la protección de los intereses del Estado, la seguridad nacional y de la privacía de los ciudadanos, así como por las que en su caso resulten de las políticas y medidas de conservación física de los documentos, o las que se convengan con los particulares que donen sus archivos al Archivo Histórico del Estado.

Art. 20. El Archivo Histórico del Estado establecerá y regulará las áreas, instalaciones y servicios necesarios para el registro, orientación y atención del público interesado en consultar los materiales que conforman sus acervos. La documentación histórica original que conserva la institución sólo será consultada en dichas áreas e instalaciones; sin embargo, en casos excepcionales, el director podrá autorizar la salida temporal de estos materiales de la institución para su exhibición externa, previas las garantías de su integridad física y recuperación.

Art. 21. El personal responsable de la incorporación, custodia y préstamo de la documentación resguardada por el Archivo Histórico del Estado deberá guardar discreción y reserva respecto a los materiales cuyo acceso quede restringido en los términos del presente reglamento; a la vez, brindará con la mayor eficiencia la orientación y los servicios que le sean solicitados por el público en cuanto a la consulta de los demás materiales y acervos de la institución.

Transitorios

Artículo primero. El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado.

Art. 2º Se derogan las disposiciones que se opongan a lo establecido en el presente Reglamento.
 

Dado en el despacho del Poder Ejecutivo a los dos días del mes de diciembre de mil novecientos noventa y uno.

El Gobernador Constitucional del Estado
Lic. Genaro Borrego Estrada

El Secretario General de Gobierno
Lic. Rogelio Hernández Quintero

FICHA TÉCNICA

GENERAL

Número de decreto Periódico Oficial Fecha de publicación Inicio de vigencia Legislatura
97 4-Dic-91 5-Dic-91

Por tratarse de una disposición administrativa no contiene número de decreto ni Legislatura.

REFORMAS

Número de decreto Periódico Oficial Fecha de publicación Inicio de vigencia Legislatura
 

Ultimo cotejo de vigencia: Enero de 2007