ACUERDO QUE ESTABLECE LAS BASES DE INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITE ESTATAL DE COMPRAS

Lic. Ricardo Monreal Avila, Gobernador del Estado Libre y Soberano de Zacatecas, en ejercicio de la facultad que me confieren los artículos 82 fracción II de la Constitución Política del Estado; 11 y 13 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado; así como 17 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios relacionados con Bienes Muebles del Estado de Zacatecas

Considerando

Que es compromiso moral y político de este gobierno lograr la total transparencia con relación a sus adquisiciones, buscando las mejores condiciones en cuanto a economía, eficacia, imparcialidad y honradez.

Que de acuerdo con lo dispuesto en el Plan Estatal de Desarrollo 1999-2004, se busca en todo momento la eficiencia y la eficacia.

Que, a pesar de estar contenido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios Relacionados con Bienes Muebles del Estado de Zacatecas, no se ha integrado hasta ahora el Comité Estatal de Compras, lo que ha dificultado la aplicación de ésta.

Que la integración de este Comité coadyuvará a la optimización de los recursos públicos que se destinen a las adquisiciones, arrendamientos y servicios.

Por lo anteriormente expuesto he tenido a bien expedir el siguiente

ACUERDO QUE ESTABLECE LAS BASES DE INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITE ESTATAL DE COMPRAS

Primera. Para los fines de este Acuerdo se entenderá por:

I. Ley: la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles del Estado de Zacatecas;

II. Comité: el Comité Estatal de Compras a que se refiere el artículo 15 de la Ley;

III. Comisiones mixtas de abastecimiento: las comisiones mixtas de abastecimiento a que se refiere el artículo 17 de la Ley; y

IV. Dependencias y entidades, adquisiciones, arrendamientos y servicios: los considerados como tales en la Ley.

Segunda. El Comité Estatal de Compras se integrará con los miembros siguientes:

A. Con derecho a voz y voto:

I. El C. Gobernador del Estado, quien fungirá como presidente honorario del mismo;

II. El oficial mayor de gobierno quien lo presidirá;

III. El titular de la dirección de recursos materiales de la Oficialía Mayor quien fungirá como secretario ejecutivo; y

IV. Los vocales siguientes:

a) Un servidor público designado por la Secretaría de Planeación y Finanzas;

b) Un servidor público designado por la Secretaría de la Contraloría General del Estado;

B. Sin derecho a voto, pero con voz, los asesores siguientes:

I. Un asesor jurídico;

II. El presidente de la Cámara de Comercio en el Estado;

III. Un asesor técnico, el cual será nombrado para el caso correspondiente;

IV. Un representante de la dependencia o entidad solicitante, cuando se le convoque.

Tercera.

Cuarta. Las reuniones de los comités se celebrarán en los términos siguientes:

I. Las ordinarias tendrán verificativo quincenalmente, salvo que no existan asuntos a tratar, en cuyo caso deberá darse aviso oportunamente a los miembros del Comité, cuando menos con veinticuatro horas de anticipación a la que se tenía prevista para su celebración.

Sólo en casos debidamente justificados y a través de convocatoria emitida por el presidente del Comité, se podrán realizar reuniones extraordinarias;

II. Se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho a voto, y las decisiones se tomarán por mayoría de votos, debiendo indicarse en el acta de la reunión quienes emiten el voto y el sentido de éste, excepto en los casos en que la decisión sea unánime. En caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad para tomar la determinación correspondiente;

III. En ausencia del presidente del Comité o de su suplente, las reuniones no podrán llevarse a cabo;

IV. El orden del día junto con los documento correspondientes de cada reunión, se entregarán a los integrantes del comité, cuando menos con dos días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y con un día hábil para las extraordinarias. En caso de inobservarse estos plazos, la sesión no podrá llevarse a cabo;

V. Los asuntos que se sometan a consideración del Comité, podrán presentarse a través del formato número CAAS-01 que se anexa al presente Acuerdo:

Este invariablemente deberá contener, como mínimo indispensable, los datos siguientes:

a) La información resumida del asunto que se propone sea analizado, o bien, la descripción genérica de los bienes o servicios que se pretendan adquirir, arrendar o contratar, así como su monto estimado;

b) La justificación y la fundamentación legal para llevar a cabo el procedimiento de contratación;

c) La indicación de la documentación soporte que se adjunte para cada asunto, dentro de la cual deberá considerarse, entre otra, la que acredite la existencia de suficiencia presupuestal, así como la que certifique la cantidad de existencias en inventario;

d) Las características relevantes de la operación, tales como: el carácter nacional o internacional del procedimiento de contratación; si los precios son fijos o sujetos a indexación; si los contratos son abiertos, si se requerirá abastecimiento simultáneo, entre otros;

VI. Un vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el comité, el formato a que se refiere la fracción anterior, deberá ser firmado antes de concluir la reunión, por cada asistente con derecho a voto;

VII. De cada reunión se levantará acta que será firmada por todos los que hubieran intervenido en ella, misma que se aprobará a más tardar en la reunión ordinaria inmediata posterior;

VIII. Invariablemente deberá incluirse en el orden del día, un apartado correspondiente al seguimiento de acuerdos emitidos en las reuniones anteriores. En el punto correspondiente a asuntos generales, sólo podrán incluirse asuntos de carácter informativo; y

IX. En la primera reunión del ejercicio fiscal de que se trate deberá presentarse, a consideración, el calendario de reuniones ordinarias; el volumen anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios autorizado, y los montos máximos a que alude el artículo 41 de la Ley.

Quinta. Para efectos de la integración del Comité, así como para la realización de sus reuniones, se deberá considerar lo siguiente:

I. Los integrantes titulares del Comité con derecho a voz y voto podrán designar por escrito a sus respectivos suplentes, los que deberán contar con un nivel jerárquico inmediato inferior al del titular;

II. Quedará a elección de los asesores y los invitados que asistan para orientar o aclarar la información de los asuntos a tratar, firmar el formato en que se contenga el acuerdo respectivo. Sin embargo, deberán firmar el acta de la reunión como constancia de su participación, en la que deberá señalarse el sentido del acuerdo tomado por los miembros con derecho a voz y voto, y los comentarios relevantes de caso;

III. El formato del asunto que se someta a la consideración del Comité, deberá estar firmado por el secretario ejecutivo, responsabilizándose de que la información contenida en el mismo corresponda a la proporcionada por las áreas requirentes;

IV. Las especificaciones y justificaciones técnicas deberán ser firmadas por el titular del área responsable de la requisición;

V. La responsabilidad de cada integrante del Comité quedará limitada al voto o comentario que emita u omita, en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea presentada.

En este sentido las determinaciones y opiniones de los miembros del Comité no comprenden las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos; y

VI. No podrán someterse a consideración del Comité, los procedimientos de contratación cuya adjudicación se fundamente en el artículo 41 de la Ley.

Sexta. El Comité Estatal de Compras tendrá las siguientes funciones:

I. Revisar y autorizar los programas y presupuestos de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como formular las observaciones y recomendaciones convenientes;

II. Determinar la procedencia de las requisiciones de bienes y servicios, según las normas emitidas por la Comisión Intersecretarial de Gasto-Financiamiento;

III. Establecer los procedimientos de optimización de recursos que se destinen a las adquisiciones, arrendamientos y servicios;

IV. Dictaminar sobre la procedencia de celebrar licitaciones públicas, así como los casos en que no se celebren por encontrarse en alguno de los supuestos de excepción previstos en la Ley;

V. Proponer las políticas internas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como autorizar los supuestos no previstos en éstos;

VI. Analizar trimestralmente el informe de la conclusión de los casos dictaminados conforme a la fracción II anterior, así como los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios y, en su caso, disponer de las medidas necesarias;

VII. Analizar exclusivamente para su opinión, cuando se le solicite, los dictámenes y fallos emitidos por los servidores públicos responsables de ello;

VIII. Elaborar y aprobar el manual de integración y funcionamiento del Comité, conforme con estas bases;

IX. Constituir el subcomité encargado de la revisión de bases de licitaciones, mismo que quedará integrado por los servidores públicos de las áreas que se mencionan a continuación:

a) De la encargada de conducir los procedimientos de contratación;

b) De la requirente del objeto de la licitación y, en su caso, del área técnica correspondiente; y

c) De la Secretaría de Planeación y Finanzas.

El titular del área correspondiente hará la designación de los servidores públicos mencionados, quienes deberán contar, cuando menos, con el nivel de subdirector. A las reuniones respectivas se invitará a un servidor público de la Secretaría de la Contraloría General del Estado;

IX. Autorizar las reducciones del plazo que debe transcurrir entre la fecha de publicación de la convocatoria y el acto de presentación y apertura de proposiciones de las licitaciones públicas;

X. Aprobar el programa de aseguramiento de bienes patrimoniales del Gobierno del Estado, y vigilar que las pólizas de seguros se contraten de acuerdo a la disponibilidad de recursos; y

XI. Coadyuvar al cumplimiento de la Ley y demás disposiciones aplicables.

Séptima. El informe trimestral de la conclusión de los asuntos dictaminados, así como los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, deberán presentarse por el presidente del Comité, dentro de la primera quincena de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año.

Este documento deberá permitir al Comité analizar la gestión de las áreas responsables de las contrataciones y, en su caso, proponer las medidas preventivas que estime necesarias. El informe contendrá, por lo menos, los aspectos siguientes:

I. La mención de los procedimientos de contratación que hayan concluido cuya procedencia haya sido dictaminada por el Comité, precisando el desarrollo de dichos procedimientos y la formalización del contrato respectivo, conforme al formato número CAAS-02 que se anexa al presente Acuerdo;

II. La precisión de los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, cuyo comportamiento podrá advertirse, a través de los indicadores siguientes:

a) El del porcentaje de atención de requisiciones, mismo que se obtendrá de la división del total de requisiciones que hayan sido formalizadas mediante pedido o contrato en el trimestre, entre el total de requisiciones recibidas por el área responsable de las contrataciones; y

b) El del porcentaje del cumplimiento de las obligaciones de los proveedores pactadas en los contratos, el cual se obtendrá de la división del total de los contratos cuyas obligaciones fueron cumplidas por los proveedores, entre el total de los contratos cuyas prestaciones deben cumplirse por los proveedores durante el trimestre;

III. El señalamiento de los contratos en los que el proveedor haya incurrido en atraso en el cumplimiento de sus obligaciones, así como los casos en que se haya autorizado el diferimento de los plazos de entrega o de prestación de los bienes o servicios, precisando aquellos en los que se haya aplicado la penalización respectiva.

La información a que alude esta fracción podrá incluirse en el formato número CAAS-03 que se anexa al presente Acuerdo, el cual podrá adecuarse a las necesidades, conservando el contenido del formato como mínimo;

IV. La referencia de las inconformidades recibidas, a fin de que el Comité cuente con elementos para proponer medidas tendientes a subsanar las deficiencias que, en su caso, estuvieren ocurriendo en las áreas contratantes, con el propósito de evitar se susciten de nueva cuenta las deficiencias que generaron dichas inconformidades. Para ello, será necesario precisar el acto en contra del cual se presenta la inconformidad; las áreas involucradas; los motivos que la generaron, y el sentido de la resolución. Al rendirse este información podrá utilizarse el formato número CAAS-04 que se anexa al presente Acuerdo; y

V. La indicación del estado que guarden los procedimientos de aplicación de las garantías, por el no sometimiento de las propuestas, la rescisión de los contratos y por el no reintegro de anticipos.

Octava. Los integrantes de los comités tendrán las siguientes funciones:

I. Presidente: autorizar las órdenes del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias; coordinar y dirigir las reuniones del Comité y convocar a sus miembros cuando sea necesario;

II. Secretario ejecutivo: vigilar la expedición correcta de las órdenes del día y de los listados de los asuntos que se tratarán, incluyendo los soportes documentales necesarios; así como remitir a cada integrante del Comité, el expediente de la reunión a celebrarse.

Cuidar que los acuerdos del Comité se asienten en los formatos respectivos, y se levante el acta de cada una de las sesiones, vigilando que el archivo de documentos esté completo y se mantenga actualizado, cuidando su conservación por el tiempo mínimo que marca la ley.

Asimismo, designar un secretario técnico quien lo auxiliará en las tareas indicadas;

III. Vocales: en su caso, enviar al secretario ejecutivo antes de la reunión, los documentos de los asuntos que se deban someter a la consideración del Comité; analizar el orden del día y los documentos sobre los asuntos a tratar, así como pronunciar los comentarios que estime pertinentes y emitir el voto respectivo;

IV. Asesores: proporcionar la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten, de acuerdo con las facultades que tenga conferidas el área que lo haya designado; y

V. Invitados: únicamente tendrán participación en los casos en que el secretario ejecutivo considere necesaria su intervención, para aclarar aspectos técnicos o administrativos, relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del Comité.

Novena. El Comité, tomando en cuenta los requerimientos e importancia de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, determinará las dependencias y entidades que deban contar con comisiones mixtas de abastecimiento.

Décima. Cuando el Comité determine la instalación de comisiones mixtas de abastecimiento, éstas se integrarán por el director administrativo de la dependencia o su equivalente tratándose de entidades, quien la presidirá; el titular del área responsable de la administración de los recursos materiales, quien fungirá como secretario ejecutivo; el titular del área de finanzas; por los servidores públicos designados por la Oficialía Mayor y por la Secretaría de la Contraloría General del Estado y, en su caso, de la dependencia coordinadora de sector. Cada miembro propietario podrá nombrar a su suplente.

Las comisiones mixtas de abastecimiento mensualmente celebrarán reuniones ordinarias, de conformidad con el calendario que se presente en la primera sesión a la que se convoque, salvo que no existan asuntos a tratar; cuando sea necesario se celebrarán reuniones extraordinarias. Las reuniones se efectuarán cuando asistan la mitad más uno de sus miembros, y de cada sesión se levantará acta que se firmará por quienes hubiesen asistido a ella.

El manual de integración y funcionamiento de las comisiones mixtas de abastecimiento deberá presentarse a los miembros para su revisión y aprobación, a más tardar, en la segunda reunión ordinaria y deberá contener, entre otros aspectos, la forma específica de su integración, las funciones de sus integrantes y la posibilidad de establecer subcomisiones o grupos de trabajo cuando así se justifique.

Décima primera. Las comisiones mixtas de abastecimiento tendrán las siguientes funciones:

I. Las establecidas en el artículo 16 de la Ley;

II. Las establecidas como funciones I, III, V, IX, XI del Comité en la base sexta de este acuerdo, en lo que corresponda a su dependencia o entidad;

III. Difundir el programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios entre las respectivas cámaras o asociaciones de industrias proveedoras; y

IV. Informar al Comité las recomendaciones planteadas en el seno de las comisiones mixtas de abastecimiento.

Transitorios

Primero. El presente Acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial, Organo del Gobierno del Estado de Zacatecas.

Dado en el despacho del Poder Ejecutivo, a los catorce días del mes de septiembre de mil novecientos noventa y nueve.

«Sufragio Efectivo. No Reelección»

El C. Gobernador del Estado de Zacatecas
Lic. Ricardo Monreal Avila

El Secretario General de Gobierno
Ing. Raymundo Cárdenas Hernández

La Oficial Mayor de Gobierno
Lic. Ma. Esther de la Torre Herrera

FICHA TÉCNICA

GENERAL

Número de decreto Periódico Oficial Fecha de publicación Inicio de vigencia Legislatura
78 29-sep-99 30-sep-99

Por tratarse de una disposición administrativa no contiene número de Decreto ni Legislatura

La presente disposición no registra la cláusula tercera

REFORMAS

Número de decreto Periódico Oficial Fecha de publicación Inicio de vigencia Legislatura
 

Ultimo cotejo de vigencia: Enero de 2007