LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION, ADMINISTRACION Y CUSTODIA DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION DE GOBIERNO DEL ESTADO DE ZACATECAS

Eduardo Ruiz Fierro, Oficial Mayor de Gobierno del Estado, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 31 fracción III de la Ley Orgánica de la Administración Pública, 9º fracción XXVI y 25 de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, 21 fracción IV y 25 fracción X del Reglamento Interior de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado de Zacatecas y al tenor de los siguientes:

Considerandos

Primero. Que el artículo 31 fracción III de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Zacatecas, confiere a la Oficialía Mayor de Gobierno, la facultad de administrar el Archivo General de Gobierno,  exceptuando el archivo histórico y el de notarías.

Segundo. Que con fecha dieciocho de julio del año dos mil nueve se publicó el manual de organización de la Oficialía Mayor de Gobierno, mediante el cual se creó la subdirección de archivo de concentración como la unidad administrativa encargada de clasificación de la documentación de la Administración Pública Estatal en base a su contenido administrativo, legal y fiscal.

Tercero. Que en la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas se cimientan los principios de acceso a la información contenida en los expedientes y documentos que sustentan la actuación de la Administración Pública Estatal, de ahí la importancia del Archivo General de Gobierno que constituye el medio eficaz de promoción de la rendición de cuentas a la ciudadanía.

Cuarto. Que para efectos de organizar, administrar y custodiar el Archivo de Concentración y sobre las bases y consideraciones anteriores, he tenido a bien expedir los siguientes:

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DEL
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE GOBIERNO DEL ESTADO DE ZACATECAS

I. El Archivo de Concentración tiene como objetivo la recepción, registro, clasificación, consulta, custodia y localización, así como la transparencia del destino final de los acervos documentales generados por el ejercicio de la administración pública, con alcance a todas las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal.

II. Para efectos de los siguientes lineamientos se entenderá por:

a) DEAP[S]: Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal;

b) ACEZ: Archivo de Concentración del Estado de Zacatecas;

c) AHEZ: Archivo Histórico del Estado de Zacatecas;

d) Archivo de concentración: resguarda los acervos documentales de las distintas unidades administrativas del Gobierno del Estado hasta el término de sus plazos o vigencias legales;

e) Archivo histórico: memoria del acervo documental trascendente, fundamental para la investigación del quehacer general de los zacatecanos;

f) Medio magnético: respaldo digital en disco compacto, memoria USB, y/o correo electrónico, así como cualquier medio magnético o información enviada a través de Internet;

g) Administración de documentos: conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo;

h) Propósito de la administración de documentos: lograr eficiencia y eficacia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida;

i) Transferencia primaria: traslado de manera organizada y en forma sistemática de toda la documentación que deja de tener utilidad inmediata para los asuntos comunes y sustantivos que le son propios a las distintas dependencias;

j) Políticas de la transferencia primaria: las políticas establecidas son las siguientes:

1. Que la documentación que carezca de utilidad inmediata [sólo ésta] sea organizada y transferida oportunamente al Archivo de Concentración.

2. Asegurarse de transferir sólo la documentación oficial, de acuerdo con los procedimientos y formatos propuestos en los presentes lineamientos.

3. Cerciorarse que sea eficaz y correctamente organizada, de modo que pueda ser localizada y consultar cuando así se requiera, siguiendo las indicaciones expuestas en los vigentes lineamientos;

k) Transferencia secundaria: proceso mediante el cual el archivo de concentración transfiere al archivo histórico la documentación, que previa dictaminación de éste, sea valorada como importante y trascendente para la construcción y comprensión del pasado y el devenir histórico de los zacatecanos;

l) Vigencia: es la obligación institucional de retener o conservar por determinado tiempo los documentos públicos, para efectos del cumplimiento de la ley.

III. Para el caso de los expedientes que contienen documentos que fueron objeto de una solicitud de información ciudadana se conservan por dos años más. Esto se hace en el archivo de concentración previa indicación de la institución que transfiere.

- Vigencia documental [legal] 5+1 igual a 6 años.

- Documentos o información solicitada 2 años más.

- Vigencia completa 8 años.

IV. La vigencia general será la establecida por el artículo 30 párrafo III del Código Fiscal de la Federación, que señala cinco años. Además porque esta norma es la misma que aplica el AGN. Se extiende de cinco a seis años como una actitud precausional de no apresurar el término del ciclo de vida de los documentos.

V. Los valores de los acervos se clasifican en:

a) Administrativo: aquel que poseen los documentos producidos o recibidos por una institución y sirven como testimonio de sus procedimientos y actividades. La prescripción se determina mediante el análisis de los periodos de trámite, frecuencia de consulta y normas de prescripción aplicables;

b) Fiscal: aquel que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. Su prescripción se determina mediante la legislación aplicable que acredite derechos u obligaciones jurídicas o lo establecido en otras disposiciones aplicables;

c) Legal: es el plazo durante el cual los documentos se conservan en las Instituciones para su posible uso y así certificar derechos y obligaciones de la administración o de sus ciudadanos, mediante la normatividad técnica y jurídica vigente que justifique el manejo y uso de fondos, así como el plazo o evento que cancela su utilidad probatoria.

VI. Los elementos constitutivos de la administración documental son la recepción, producción, uso, circulación, conservación, selección y eliminación.

VII. Los soportes se componen del catálogo de disposiciones documental y el cuadro general de clasificación archivística:

a) El catálogo de disposiciones documental es el registro general sistemático y normalizado de los valores de disposiciones de todos los documentos existentes, ya sean producidos o recibidos en un sistema administrativo;

b) El cuadro general de clasificación archivística es un instrumento técnico que refleja la estructura de archivo documental con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad administrativa.

VIII. El cuadro de clasificación documental es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad administrativa. Y responde a una triple necesidad de acuerdo a los siguientes aspectos:

1. Proporciona una estructura lógica de cada fondo documental, que refleja a la dependencia que lo produce.

2. Facilita la localización conceptual, es decir, de la información contenida en el acervo mediante la descripción.

3. Facilita la localización física de cada documento o expediente, para su control y manejo [Fondo [dependencia]. Sección [departamento], serie, caja, etc.].

IX. Las partes que integran el modelo o cuadro de clasificación son:

a) Fondo: es el acervo documental generado por una dependencia. Consiste en la división de los documentos estableciendo secciones, series y subseries de tal manera que queden integradas, formando parte de un todo. Su nombre identifica a la institución;

b) Sección: división del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia de conformidad a las disposiciones legales aplicables;

c) Serie: conjunto de expedientes de estructura y contenido homogéneo, de un mismo órgano, dependencia o sujeto productor. Producidos en el ejercicio de sus atribuciones o funciones específicas que le dan sentido y le son propias. Son las sub-unidades administrativas dependientes de la institución. Trata una misma materia o asunto específico;

d) Subserie: son las distintas funciones derivadas de cada serie.

Además contempla subfondo [derivaciones jerárquicas del fondo: subsecretaría/coordinación/dirección/subdirección] y subsección [por el momento no aplica].

X. Las funciones se identifican en:

a) Comunes: acciones administrativas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias para las que ha sido creado el organismo;

b) Sustantivas: acciones administrativas que constituyen la razón de ser de la dependencia. Funciones que justifican su quehacer administrativo para lo que fue creada y/o funciones que le son exclusivas y que le distinguen del resto de las dependencias.

XI. El catálogo de disposición documental es el registro general, sistemático y normalizado de los valores de disposición de todos los documentos existentes, ya sea producidos o recibidos en un sistema administrativo y comprende tanto la asignación de valores como el inventario o catálogo.

XII. Las fases de los documentos son:

a) Activa: oficialía de partes. Inicia en las unidades centrales de correspondencia. A partir de la recepción o creación de los documentos que en toda actividad administrativa dentro de las dependencias tiene sustento. Es lo que da sentido y funcionalidad a las dependencias. Esta etapa es propia de las instituciones públicas;

b) Emiactiva: esta etapa empieza cuando los documentos dejan de tener funcionalidad en las dependencias y pasan al archivo de concentración para su salvaguarda. Además se resguardan con carácter precausional para futuras consultas de las instituciones emisoras, o bien se reservan si han sido solicitadas por los ciudadanos en el marco de la ley;

c) Inactiva: es cuando los documentos dejan de tener utilidad para atender o resolver los asuntos o funciones propias de la unidad administrativa y entran en su fase final de dictaminación histórica o destrucción una vez concluidos sus tiempos legales.

XIII. Los tipos de archivo son:

Trámite o gestión: es la unidad responsable de la administración documental de uso diario y necesario para la operación de las actividades que le son propias a toda dependencia de la administración pública del Estado de Zacatecas. Son los archivos de las dependencias. Entre sus actividades están:

XIV. La recepción de correspondencia constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a las dependencias a la realización expedita y eficiente de un trámite institucional.

XV. Las políticas de la recepción de la correspondencia son:

1. Garantizar el control y seguimiento institucional.

2. Entrega la documentación recibida al área que se encargará de su trámite.

3. Organiza de manera sistemática, conservando el antecedente para futuras decisiones y gestiones.

XVI. El seguimiento y control de los documentos de trámite es el desarrollo de la gestión administrativa. Es importante para la integración y preservación de los recursos informativos de las instituciones.

XVII. Las políticas del seguimiento y control de documentos de trámite son:

a) Garantizar que las gestiones se lleven a cabo con la debida oportunidad y calidad; y

b) Que la información tramitada sea sistemáticamente recuperada y conservada, a efecto de brindar antecedentes completos y precisos para la correcta toma de decisiones en los trámites futuros de las dependencias.

XVIII. Se entiende por despacho de correspondencia la intercomunicación entre las distintas dependencias y de éstas con otras organizaciones sociales, políticas, económicas y con los ciudadanos a quienes sirven.

XIX. Las políticas de despacho de correspondencia son:

1. Garantizar que los documentos enviados por las dependencias sean recibidos en tiempo por sus destinatarios, recabando evidencia.

2. Asegurar el ingreso a las dependencias sólo de documentos oficiales; y/o

3. Conservar y organizar los documentos gestionados por las dependencias, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y consulta.

XX. La organización y control de expediente permite mantener el seguimiento y organización de los documentos sujetos a trámite hasta su integración final al archivo, garantizando que todas las piezas tramitadas sean conservadas de manera institucional.

XXI. Las políticas de organización y control de expedientes son:

1. Vigila que sólo se conserven documentos oficiales y del modo adecuado.

2. Organiza sistemáticamente los documentos, integrando lógicamente los antecedentes y garantizando su fácil localización y consulta.

XXII. El control y préstamo de expedientes pueden ser de manera:

Interna: son los movimientos de documentos que se registran al interior de cada dependencia, en calidad de préstamo para apoyo o consulta.

Externa: relación entre las unidades administrativas y el archivo de concentración de Gobierno con el propósito de proporcionar los documentos y expedientes que requieren las primeras para el desempeño de sus atribuciones y que se encuentran en resguardo en el archivo de concentración.

XXIII. Las políticas de control y préstamo de expedientes son:

a) Para la externa se formaliza mediante un vale de préstamo;

b) Sólo se prestan documentos o expedientes a las dependencias.

La o el responsable Número de actividad detalle de la actividad
PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA
La o el subdirector del archivo de concentración 1

Elabora el calendario anual de Transferencias Primarias de los archivos de trámite o gestión de las distintas DEAPs al archivo de concentración del Estado.

2

Notificar mediante oficio a los[las] titulares y o coordinadores[as] administrativos[as] de las DEAPs, haciendo del conocimiento dicho plan. Anexando el Calendario Anual de Transferencias Primarias al oficio.

Avisar con 15 días de anticipación a las DEAPs para confirmar la fecha de inicio del proceso correspondiente.

La o el titular y/o la o el coordinador administrativo de la DEAP 3

Notificar a través oficio al [el] subdirector [a] del ACEZ sobre la existencia o no de materia documental que deba transferirse a dicho repositorio para su salvaguarda.

Si no tiene material termina el procedimiento.

4 En caso de sí tener material, enviar a la o el Subdirector del Archivo de Concentración los Formatos de Transferencia Documental Primaria en modalidad impresa y soporte magnético o digital relacionando las distintas series documentales que deba o requiera transferir.

Nota. Habrá de distinguir a la hora del llenado de los formatos los que tengan que ver con las funciones comunes de las sustantivas.

5

Llenar los Formatos de Transferencia Documental Primaria e introducir los documentos en cajas tamaño oficio modelo KAC-50 o AR-50 en el mismo orden especificado en el formato.

6 Adherir los formatos de Transferencia Documental Primaria a las cajas y las etiquetas de identificación según el Anexo 1 de pegado de formatos y etiquetas.
7 Notificar mediante oficio al la o el subdirector del ACEZ la finalización de las tareas que le corresponden hasta aquí enunciadas.
La o Jefe de Departamento de Enlace 8 Verificar en las instalaciones de la DEAP los siguientes puntos.

* Llenado y cotejo de formatos de Transferencia Documental Primaria.

* Debida integración de documentos en las cajas indicadas.

* Pegado de formatos y etiquetas de identificación general.

La o el subdirector del archivo de concentración 9 Si existen inconsistencias:

Notificar mediante Oficio a la o el titular o la o el Coordinador Administrativo, señalando las inconsistencias y solicitando sean éstas subsanadas.

Nota: En el presente supuesto se regresará al paso 4.

10 Si no existen inconsistencias:

Notificar a través de oficio a la o el titular o la o el coordinador administrativo de la DEAP la fecha para la realización de la Transferencia Documental Primaria.

La o el titular y/o la o el Coordinador Administrativo de la DEAP 11

Notificar mediante oficio la transferencia de acervos documentales anexando copia impresa o magnética de los Formatos de Transferencia Documental Primaria correspondientes a los acervos.

La o el jefe del Departamento de Control de Acervo 12 Corroborar la siguiente información en la entrega de los acervos:

*Oficio de transferencia.

*Relaciones contenidas en los formatos impresos de Transferencia Documental Primaria y cotejo con los documentos integrados en caja.

*Soportes Magnéticos.

*Si corresponden los documentos requisitazos firmar acuse de recibo en el oficio de transferencia enviados por la DEAP.

Si no corresponden regresar al paso 4.

13

Separar los acervos según tipo.

14 Asignar localización topográfica en o las baterías asignadas al efecto según y la organización interna del ACEZ.
15 Registrar dicho movimiento de localización topográfica en el Formato de Registro de Control de Acervo por Dependencia o Fondo según corresponda y en el Formato de Control de Acervo General.
PARA EL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES [VALE DE PRÉSTAMO]
La o el titular y/o la o el Coordinador Administrativo de la DEAP 16 Solicitar mediante Vale de Préstamo a la o el subdirector[a] del Archivo de Concentración el expediente o expedientes que requiera.

Nota: El o los expedientes deberán ser recogidos en las instalaciones del Archivo de Concentración por la o el funcionario o trabajador que designen el [la] Titular o Coordinador[a] Administrativo[a] bajo su estricta responsabilidad.

La o el subdirector del Archivo de Concentración 17 Recibir Vale de Préstamo y proceder a la localización del o los expedientes solicitados.
La o el titular y/o la o el Coordinador Administrativo de la DEAP 18 Para la devolución de o los expedientes se deberá presentar la copia del Vale de Préstamo.

Revisar el expediente y ubicar en la localización topográfica asignada previamente.

PARA LA BAJA DOCUMENTAL
La o el Jefe del Departamento de Control de Acervo 19 Elaborar reporte anual sobre los archivos documentales que hayan concluido sus valores primarios y sus tiempos legales.
La o el subdirector del Archivo de Concentración 20 Notificar mediante oficio a las DEAPs sobre los acervos documentales de su propiedad y que de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental, registros en resguardo por el Archivo de Concentración hayan cumplido con sus valores primarios y concluidos sus tiempos legales, advirtiendo que es de proceder generar Actas de Baja o Eliminación Documental de dichos acervos, para que se hagan las observaciones que consideren pertinentes a juicio e interés de garantizar las operaciones administrativas legales, contables, fiscales, etc. de la dependencia.
La o el titular y/o la o el Coordinador Administrativo de la DEAP 21 Notificar mediante oficio al[la] Titular del Archivo de Concentración, expresando y motivando su parecer, ya sea autorizando la baja o eliminación documental o solicitando prórroga en el resguardo de los archivos en resguardo por el Archivo de Concentración.
La o el Jefe de Control de Acervo 22 Separar acervos para baja autorizados por la DEAP.
La o el Subdirector del Archivo de Concentración 22 [Atendiendo las observaciones del caso]

Mediante oficio hacer del conocimiento a la o el Titular del Archivo Histórico del Estado de Zacatecas de los acervos documentales que así lo ameriten en el marco de las disposiciones legales contenidas en el Reglamento del Archivo Histórico del Estado de Zacatecas.

La o el Titular del Archivo Histórico del Estado de Zacatecas 23 Acordar con fecha con la o el Subdirector[a] del Archivo de Concentración para el ejercicio de valoración y dictaminación de los acervos documentales propuestos.
TRANSFERENCIA SECUNDARIA

La o el Subdirector del Archivo de Concentración

24

Señalar a la o el Director del Archivo Histórico del Estado de Zacatecas mediante oficio los acervos documentales a valorar y dictaminar por dicho repositorio entregando copia magnética y/o impresa de las relaciones documentales para tal efecto.

Nota: Dicha propuesta se hará anualmente.

La o el Titular y/o la o el Coordinador Administrativo de la DEAP 25 Practicar valoración y dictaminación documental.
26 Relacionar los documentos que a su juicio considere como históricos o trascendentes así como los que no merezcan esta distinción, previa valoración y dictaminación documental.
27 Informar a la o el Subdirector del Archivo de Concentración los resultados de la práctica de valoración y dictaminación documental.
La o el Subdirector del Archivo de Concentración 28 [Una vez concluida la valoración y dictaminación por el Archivo Histórico del Estado de Zacatecas]

Generar Acta o Baja de Eliminación Documental de los acervos que no fueron dictaminados como históricos.

29

Generar Transferencia Documental Secundaria de los acervos valorados y dictaminados como Históricos.

RECICLAJE
La o el Subdirector del Archivo de Concentración 30 Genera Acta de Baja o Eliminación Documental mediante el método o norma de la regla de eliminación que designe el Archivo de Concentración.
31 Hacer mediante oficio del conocimiento la o el Titular del almacén de libros de la Secretaría de Educación y Cultura, para el manejo del recicle en el marco del Convenio suscrito por Gobierno del Estado y la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos en los términos descritos por el decreto de referencia de fecha 28 de Mayo del 2005, Periódico Oficial No. 43, acordando fecha en que se recogerán los acervos a reciclar en las instalaciones del Archivo de Concentración del Estado.
La o el Titular de Almacén de libros de la Secretaría de Educación y Cultura 32 Entregar copia de pesaje o tara del peso en kilogramos de los Acervos Documentales aportados por el Archivo de Concentración del Estado para su recicle en el marco del convenio y decreto mencionados en el punto anterior.

c) Titulares o emisoras de los acervos.

Artículos transitorios

Único. Los presentes Lineamientos entrarán en vigor el día siguiente al de su publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado.

Dado en el despacho del Oficial Mayor de Gobierno del Estado de Zacatecas a los veintinueve días del mes de mayo del año dos mil diez.

Atentamente
«El trabajo todo lo vence»

El Oficial Mayor de Gobierno del Estado
Eduardo Ruiz Fierro

FICHA TÉCNICA

GENERAL

Número de decreto Periódico Oficial Fecha de publicación Inicio de vigencia Legislatura
  43 29-mayo-2010 30-mayo-2010  

Por tratarse de una disposición de carácter administrativo, no contienen número de Decreto ni Legislatura

Último cotejo de vigencia: agosto de 2010