REGLAMENTO DE LA OFICIALÍA ELECTORAL DEL INSTITUTO
ELECTORAL DEL ESTADO DE ZACATECAS

TÍTULO PRIMERO
Disposiciones generales

Capítulo I
Naturaleza y objeto de la función
de Oficialía Electoral

Artículo primero. El presente Reglamento es de observancia general y tiene por objeto regular el ejercicio de la función de Oficialía Electoral por parte de los funcionarios electorales del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas, y las medidas para el control y registro de las actas generadas en el desempeño de la propia función, así como el acceso de los partidos políticos y candidatos independientes a la fe pública electoral.

Art. 2º La Oficialía Electoral es una función de orden público, cuyo ejercicio corresponde al Instituto Electoral del Estado de Zacatecas a través del secretario ejecutivo, así como de los funcionarios electorales del propio Instituto en quienes, en su caso, se delegue esta función.

La función de Oficialía Electoral se ejercerá con independencia y sin menoscabo de las atribuciones del secretario ejecutivo del Instituto Electoral y de los secretarios ejecutivos de los consejos distritales y municipales electorales, para constatar y documentar actos o hechos de naturaleza electoral, que puedan afectar la equidad en la contienda o que constituyan una infracción a la legislación electoral.

Art. 3º El Instituto Electoral del Estado de Zacatecas contará con funcionarios electorales investidos de fe pública para actos de naturaleza electoral, en términos de lo dispuesto en los artículos 116, fracción IV, numeral 6 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 104, numeral 1, inciso p) de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales, 38, fracción II, tercer párrafo de la Constitución Política del Estado de Zacatecas y 6º, numeral 1, fracción XIX, 8º, 50, numeral 2, fracciones VIII y IX, de la Ley Orgánica del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas.

Los funcionarios electorales del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas, encargados de realizar la función de la Oficialía Electoral en términos de los artículos 4º y 8º de este Reglamento, contarán con las capacidades profesionales, técnicas y materiales para ejercerla.

Art. 4º La función de Oficialía Electoral tiene por objeto dar fe pública para:

I. Constatar dentro y fuera del proceso electoral, actos y hechos que pudieran afectar la equidad en la contienda electoral;

II. Evitar, a través de su certificación, que se pierdan o alteren los indicios o elementos relacionados con actos o hechos que constituyan presuntas infracciones a la legislación electoral;

III. Recabar, en su caso, elementos probatorios dentro de los procedimientos instruidos por la secretaría ejecutiva, la unidad de fiscalización, la unidad técnica de lo contencioso electoral o por los secretarios ejecutivos de los consejos distritales y municipales electorales en el desarrollo de su función auxiliadora en sus respectivos ámbitos de competencia; y

IV. Certificar cualquier otro acto, hecho o documento relacionado con las atribuciones propias del Instituto Electoral, de acuerdo con lo establecido en este Reglamento.

Capítulo II
Glosario y principios rectores

Art. 5º Para efectos del presente Reglamento se entenderá por:

l. Acto o hecho: Cualquier situación o acontecimiento capaz de generar consecuencias de naturaleza electoral, incluidos aquellos que se encuentren relacionados con el proceso electoral o con las atribuciones del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas y que podrán ser objeto de la fe pública ejercida por la función de Oficialía Electoral;

II. Consejo General: Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas;

III. Consejos electorales: Consejo distrital o municipal electoral del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas;

IV. Fe pública: Atributo del Estado ejercido a través del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas, para garantizar que son ciertos determinados actos o hechos de naturaleza electoral;

V. Funcionarios electorales: Funcionario del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas que tiene fe pública por delegación del secretario ejecutivo, con la finalidad de ejercer la función de la Oficialía Electoral del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas;

VI. Instituto Electoral: Instituto Electoral del Estado de Zacatecas;

VII. Ley de Partidos: Ley General de Partidos Políticos;

VIII. Ley Electoral: Ley Electoral del Estado de Zacatecas;

IX. Ley Orgánica: Ley Orgánica del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas;

X. Petición: Solicitud presentada ante el Instituto Electoral, para que ejerza la función de Oficialía Electoral realizada en términos de los artículos 104, numeral 1, inciso p) de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales; 6º, numeral 1, fracción XIX, 8º, y 50 numeral 2, fracciones VIII y IX, de la Ley Orgánica;

XI. Reglamento: Reglamento de la Oficialía Electoral del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas;

XII. Secretario de consejo: Secretario ejecutivo del consejo distrital o municipal electoral del Instituto Electoral;

XIII. Secretario ejecutivo: Secretario ejecutivo del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas que ejerce la función de Oficialía Electoral;

XIV. Unidad de fiscalización: Unidad técnica de fiscalización del Instituto Electoral, que ejercerá las funciones de fiscalización en caso de delegación por parte del Instituto Nacional Electoral; y

XV. Unidad de lo contencioso: Unidad técnica de lo contencioso electoral del Instituto Electoral.

Art. 6º Además de los principios de certeza, legalidad, independencia, imparcialidad, objetividad y máxima publicidad, rectores de la actividad de la autoridad electoral, en la función de Oficialía Electoral deben observarse los siguientes:

l. Inmediación. Implica la presencia física, directa e inmediata de los funcionarios electorales que ejercen la función de Oficialía Electoral, ante los actos o hechos que constatan;

II. Idoneidad. La actuación de quien ejerza la función de Oficialía Electoral ha de ser apta para alcanzar el objeto de la misma en cada caso concreto;

III. Necesidad o intervención mínima. En el ejercicio de la función, deben preferirse las diligencias de constatación que generen la menor molestia a los particulares;

IV. Forma. Para su validez, toda actuación propia de la función de Oficialía Electoral ha de constar por escrito;

V. Autenticidad. Se reconocerá como cierto el contenido de las constancias emitidas en ejercicio de la función, salvo prueba en contrario;

VI. Garantía de seguridad jurídica. Garantía que proporciona quien ejerce la fe pública, tanto al Estado como al solicitante de la misma, pues al determinar que lo relacionado con un acto o hecho es cierto, contribuye al orden público y a dar certeza jurídica; y

VII. Oportunidad. La función de Oficialía Electoral será ejercida dentro de los tiempos propicios para hacerla efectiva, conforme a la naturaleza de los actos o hechos a constatar. Lo que implica constatar los hechos antes de que se desvanezcan.

Art. 7º La aplicación e interpretación de las disposiciones del presente Reglamento se hará conforme a los criterios gramatical, sistemático y funcional, atendiendo a lo dispuesto en el artículo 14, último párrafo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Art. 8º Para el ejercicio de la función de Oficialía Electoral se deberá observar lo siguiente:

l. Que toda petición cumpla con los requisitos del artículo 21 de este Reglamento, para su trámite;

II. El respeto al principio de autodeterminación de los partidos políticos, conforme a lo previsto en el artículo 34 de la Ley de Partidos;

III. No limitar el derecho de los partidos políticos y candidatos independientes, para solicitar los servicios de Notarios Públicos por su propia cuenta; y

IV. La función de Oficialía Electoral no limita, ni sustituye, la colaboración de los Notarios Públicos para el auxilio de la autoridad electoral durante el desarrollo de la jornada electoral en el proceso electoral de la Entidad, en términos de lo previsto en el artículo 241 de la Ley Electoral.

TITULO SEGUNDO
De la Oficialía Electoral

Capítulo I
Competencia para realizar la función
de Oficialía Electoral

Art. 9º La función de la Oficialía Electoral es atribución del secretario ejecutivo, de los funcionarios electorales en los que se haya delegado la función de fedatario y de los secretarios de los consejos distritales y municipales.

La delegación procederá, entre otros casos, para constatar actos o hechos referidos en peticiones planteadas por partidos políticos o candidatos independientes.

Art. 10. Los funcionarios electorales a los que el secretario ejecutivo haya delegado la función de fedatario, podrán ejercerla de manera individual, conjunta o sucesiva y sus actuaciones surtirán efectos plenos.

Art. 11. La delegación que realice el secretario ejecutivo, será al personal capacitado en el ejercicio de la función de Oficialía Electoral y mediante oficio por escrito que deberá contener, al menos:

I. Los nombres, cargos y datos de identificación de los funcionarios electorales del Instituto Electoral a quienes se delegue la función;

II. El tipo de actos o hechos respecto de los cuales se solicita la función de Oficialía Electoral o, en su caso, la precisión de los hechos o actuaciones cuya certificación es delegada; y

III. La instrucción de dar publicidad al oficio de delegación, cuando menos durante veinticuatro horas, mediante los estrados y en la página de Internet del Instituto Electoral.

Art. 12. Los funcionarios electorales en quienes recaiga la delegación, deberán fundar y motivar su actuación en las disposiciones legales aplicables así como en el oficio delegatorio del secretario ejecutivo, además de conducirse con apego a los principios rectores de esta función.

Art. 13. El secretario ejecutivo podrá revocar en cualquier momento la delegación del ejercicio de la función de Oficialía Electoral, con el objeto de reasumirla directamente o delegarla en otro funcionario electoral, o bien, porque estime innecesaria o inviable jurídica o materialmente su realización.

Art. 14. La función de Oficialía Electoral será coordinada por el secretario ejecutivo, para tal efecto contará con un área específica bajo su adscripción.

Art. 15. Cuando un secretario de consejo reciba una petición para la cual no sea competente, deberá remitirla de inmediato mediante oficio al consejo electoral que sí lo sea, adjuntando toda la documentación ofrecida por el peticionario, debiendo notificar a éste y al área de Oficialía Electoral de tal remisión.

En este supuesto se procurará realizar lo necesario para que los actos o hechos materia de petición sean constatados de manera oportuna y para evitar, en la medida de lo posible, su desvanecimiento.

Art. 16. Los funcionarios electorales del área de la Oficialía Electoral, adscritos a la secretaría ejecutiva deberán ser licenciados en derecho, titulados, con experiencia en materia electoral y preferentemente con conocimientos en derecho notarial.

Art. 17. Corresponde al responsable del área de Oficialía Electoral adscrita a la secretaría ejecutiva:

I. Dar seguimiento a la función de Oficialía Electoral que desempeñen tanto los secretarios de los consejos distritales y municipales, como los funcionarios electorales en los que el secretario ejecutivo delegue la función;

II. Auxiliar al secretario ejecutivo en la supervisión de las labores de los funcionarios electorales del Instituto Electoral que ejerzan la función de Oficialía Electoral, a fin de que se apeguen a los principios rectores previstos en el artículo 6º de este Reglamento;

III. llevar un registro de las peticiones recibidas en la secretaría ejecutiva o ante los consejos electorales, así como de las actas de las diligencias que se lleven a cabo en ejercicio de la función;

IV. Resolver las consultas relativas a la competencia para atender una petición;

V. Analizar y, en su caso, proponer la autorización de las solicitudes de ejercicio de la fe pública que, en apoyo de sus funciones, hagan la unidad de fiscalización y la unidad técnica de lo contencioso al secretario ejecutivo;

VI. Detectar y proponer las necesidades de formación, capacitación y actualización del personal del Instituto Electoral que ejerza la fe pública como función de la Oficialía Electoral;

VII. Establecer criterios de actuación para los funcionarios electorales que ejerzan la función de la Oficialía Electoral, garantizando que en todo momento exista personal para estar en aptitudes de ofrecer el servicio tanto en el Instituto Electoral como en los consejos electorales; y

VIII. Remitir la petición, de la cual no sea competente para su trámite de manera inmediata mediante oficio al consejo distrital o municipal electoral que sí lo sea, adjuntando toda la documentación ofrecida por el peticionario.

Capítulo II
Ámbito espacial, temporal y material
de la función de Oficialía
Electoral

Art. 18. La función de Oficialía Electoral podrá ejercerse en cualquier tiempo, a petición de la parte interesada, o bien, de manera oficiosa por parte del Instituto Electoral.

La función procederá de manera oficiosa cuando el funcionario electoral del Instituto Electoral que la ejerza se percate de actos o hechos evidentes que puedan resultar en afectaciones a la organización del proceso electoral, la equidad en la contienda o que constituyan una infracción a la legislación electoral.

Art. 19. El secretario de consejo ejercerá la función de Oficialía Electoral en la demarcación territorial correspondiente al consejo electoral al que esté adscrito; en circunstancias excepcionales, podrán ejercerla en una demarcación diferente, cuando así lo autorice el secretario ejecutivo.

Art. 20. La unidad de fiscalización y la unidad de lo contencioso podrán solicitar el ejercicio de la función de Oficialía Electoral en apoyo de sus atribuciones y para el desahogo de sus procedimientos específicos, previo aviso al secretario ejecutivo, siempre que ello sea jurídica y materialmente posible. En este supuesto, la función podrá ejercerse en cualquier momento.

Capítulo III
Generalidades de la función
de Oficialía Electoral

Art. 21. La petición deberá cumplir con los siguientes requisitos:

l. Presentarse por escrito en la oficialía de partes de la secretaría ejecutiva del Instituto Electoral, en el consejo distrital o municipal, o bien, por comparecencia o de manera verbal, supuesto en el cual la petición deberá ratificarse por escrito dentro de las veinticuatro horas siguientes;

II. Podrán presentarla los partidos políticos y los candidatos independientes a través de sus representantes legítimos; entendiendo por éstos, en el caso de los partidos, a sus representantes acreditados ante las autoridades electorales, a los miembros de sus órganos directivos que acrediten tal calidad, o a los que tengan facultades de representación en términos estatutarios o por poder otorgado en escritura pública por los funcionarios partidistas autorizados para ello;

III. Deberá presentarse con al menos setenta y dos horas de anticipación a los actos o hechos que se pretende sean constatados, salvo que se trate de actos o hechos urgentes, repentinos o imprevistos, cuya materia sea necesario preservar.

Ante la falta de anticipación para presentar una petición, se procurará darle atención inmediata, siempre que sea jurídica y materialmente posible;

IV. Señalar domicilio para oír y recibir notificaciones. Si se omite señalar domicilio, las notificaciones se harán por estrados;

V. Cuando se refiera a propaganda considerada calumniosa, sólo podrá presentarse por la parte afectada;

VI. Podrá presentarse como parte de un escrito de denuncia o de manera independiente;

VII. Contener una narración expresa y clara de los actos o hechos a constatar y de las circunstancias precisas de modo, tiempo y lugar que hagan posible ubicarlos objetivamente;

VIII. Hacer referencia a una afectación en el proceso electoral o a una vulneración a los bienes jurídicos tutelados por la legislación electoral;

IX. Acompañarse de los medios indiciarios o probatorios, en caso de contarse con ellos; y

X. Que en el escrito obre firma o rúbrica de quien lo solicita.

Art. 22. Cuando la petición resulte confusa o imprecisa, podrá prevenirse a quien la presentó a fin de que, dentro del plazo de veinticuatro horas siguientes a la notificación del requerimiento, realice las aclaraciones necesarias o proporcione la información que se le requiera.

Art. 23. La petición será improcedente cuando:

l. Quien la plantee no la firme, no acredite la personería, o habiéndola formulado de manera verbal, no acuda a ratificarla por escrito dentro de las veinticuatro horas siguientes;

II. Se plantee en forma anónima;

III. La petición no sea aclarada a pesar de la prevención formulada a quien la planteó o no se responda a dicha prevención;

IV. No se aporten los datos referidos en el artículo 21, fracción VII de este Reglamento, que permitan ubicar objetivamente los actos o hechos a constatar;

V. La denuncia que la incluya no cuente can una narración clara de los hechos, ni precise la petición, aun después de ser prevenido él denunciante en términos de ley;

VI. Se refiera a meras suposiciones, a hechos imposibles, de realización incierta por no contarse con indicios para inferir que realmente sucederán, o no vinculados a la materia electoral;

VII. Se refiera a actos o hechos que, al momento de plantearse la petición se hayan consumado o hayan cesado en su ejecución, o entre cuya realización y la presentación de la petición haya muy poco tiempo, de modo que no sea humana ni jurídicamente posible constatarlos en forma oportuna;

VIII. Se soliciten peritajes o se requiera de conocimientos técnicos o especiales para constatar los actos o hechos;

IX. Se refiera a propaganda calumniosa, y el solicitante no sea parte afectada; o

X. Incumpla con cualquier otro requisito exigido en la Ley Electoral, la Ley Orgánica o en este Reglamento.

Art. 24. Una vez recibida la petición, se estará a lo siguiente:

I. Si se recibe en los consejos electorales, el secretario del consejo deberá informar al secretario ejecutivo, por la vía más expedita, acerca de la recepción de una petición y su contenido;

II. El secretario ejecutivo a través del área de la Oficialía Electoral, revisará si la petición es procedente y determinará lo conducente;

III. A toda petición deberá darse respuesta, según corresponda, por el área de la Oficialía Electoral o por el secretario del consejo competente para atenderla;

IV. La respuesta en sentido negativo, deberá fundar y motivar las razones por las cuales la petición no fue atendida;

V. Cuando la petición cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 21 de este Reglamento, se procederá a practicar la diligencia correspondiente en forma oportuna para impedir que se pierdan, destruyan o alteren los actos o hechos; y

VI. Las peticiones serán atendidas en el orden en que fueron recibidas y registradas en el sistema informático referido en el artículo 35 de este Reglamento.

Art. 25. Toda petición deberá atenderse de manera oportuna dentro de las setenta y dos horas posteriores a su presentación, o en su caso, al desahogo de la prevención; durante los procesos electorales, se tomará en cuenta que todos los días y horas son hábiles, en términos de lo establecido en el artículo 407, numeral 12 de la Ley Electoral.

Art. 26. La diligencia en la que el funcionario electoral o el secretario del consejo, según corresponda, de fe de actos o hechos se realizará de la siguiente manera:

l. En la diligencia que desahogue deberá identificarse como tal y señalar el motivo de su actuación, precisando los actos o hechos que serán objeto de constatación;

II. Podrán acudir con el peticionario al lugar señalado en la petición. En caso de que el peticionario no acuda a la diligencia, se asentará tal situación en el acta circunstanciada procederá a dar fe de los actos, hechos u omisiones solicitadas;

III. El funcionario electoral levantará acta circunstanciada que contendrá, cuando menos, los siguientes requisitos:

a) Datos de identificación del funcionario electoral encargado de la diligencia, así como su área de adscripción;

b) En su caso, mención expresa de la actuación de dicho funcionario electoral fundada en un oficio delegatorio del secretario ejecutivo;

c) Fecha de presentación de la petición, nombre de los peticionarios y calidad con la que se ostentan;

d) Fecha, hora y ubicación exacta del lugar donde se realiza la diligencia;

e) Los medios por los cuales el funcionario electoral se cercioró de que dicho lugar es donde se ubican o donde ocurrieron los actos o hechos referidos en la petición;

f) Precisión de características o rasgos distintivos del sitio de la diligencia;

g) Descripción detallada de lo observado con relación a los actos o hechos materia de la petición o acontecidos durante la diligencia;

h) Nombre y datos de la identificación oficial de las personas que durante la diligencia proporcionen información o testimonio respecto a los actos o hechos a constatar;

i) Asentar los nombres y cargos de otros funcionarios electorales que acepten dar cuenta de los actos o hechos sobre los que se da fe;

j) En su caso, una relación clara entre las imágenes fotográficas o videos recabados durante la diligencia y los actos o hechos captados por esos medios;

k) Referencia a cualquier otro dato importante que ocurra durante la diligencia;

l) Firma del funcionario electoral encargado de la diligencia y, en su caso, del solicitante; e

m) Impresión del sello que las autorice, descrito en el artículo 39 de este Reglamento.

Art. 27. El funcionario electoral encargado de la diligencia sólo podrá dar fe de los actos y hechos exclusivamente de naturaleza electoral y no podrá emitir conclusiones ni juicios de valor acerca de los mismos.

Art. 28. El funcionario electoral elaborará el acta respectiva en sus oficinas, dentro del plazo estrictamente necesario, acorde con la naturaleza de la diligencia practicada y de los actos o hechos constatados.

Una vez elaborada el acta de la diligencia, el funcionario electoral que la practicó dará lectura a la misma y recabará la firma de las personas que intervinieron en ella y del solicitante; en caso de negativa de firma, dicha circunstancia se asentará en el acta.

Hecho lo anterior, el secretario del consejo respectivo adjuntará en el sistema informático de registro, el acta atinente y la pondrá a disposición del peticionario en copia certificada.

El acta original permanecerá en el archivo del consejo distrital o municipal que desahogó la diligencia.

Art. 29. Las diligencias para constatar actos o hechos materia de una petición no impiden y dejan a salvo la práctica de diligencias adicionales posteriores, como parte de la investigación de los mismos hechos dentro de un procedimiento sancionador.

Capítulo IV
De la función de Oficialía Electoral
dentro de procedimientos
específicos

Art. 30. La función de la Oficialía Electoral delegada a funcionarios electorales adscritos a la unidad de lo contencioso electoral y a la unidad de fiscalización, siempre que responda a solicitudes planteadas por tales unidades en casos excepcionales, podrán consistir en:

I. Dentro dejos procedimientos sancionadores cuya instrucción esté a su cargo:

a) Emitir certificaciones de las constancias que integran los respectivos expedientes; y

b) Realizar las diligencias donde sea necesario dar fe pública de los actos y hechos a fin de contar con elementos para resolver.

Art. 31. En auxilio de la función de la Oficialía Electoral, el secretario ejecutivo podrá solicitar la colaboración de los Notarios Públicos, a fin de que, cuando les sea requerido, certifiquen documentos concernientes a la elección y ejerzan la fe pública respecto a actos o hechos ocurridos durante la jornada electoral, relacionados con la integración e instalación de mesas directivas de casillas y, en general, con el desarrollo de la votación, en términos de lo dispuesto en los artículos 302 de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales; 241 de la Ley Electoral y 8º, numeral 1, fracción II y 50, numeral 2, fracción VIII, de la Ley Orgánica.

Para facilitar tal colaboración, el Instituto Electoral podrá celebrar convenios con el Colegio de Notarios del Estado, así como con las autoridades competentes.

Cuando por carga de trabajo se haga imposible la atención oportuna de petición ante la Oficialía Electoral por parte de los partidos políticos o candidatos independientes, o cuando se actualicen otras circunstancias que lo justifiquen, el secretario ejecutivo podrá remitirla a los Notarios Públicos con los que el Instituto Electoral tenga celebrados convenios.

Capítulo V
De los funcionarios electorales
responsables de la fe pública

Art. 32. El Instituto Electoral establecerá los programas de capacitación y evaluaciones para garantizar que los funcionarios electorales que ejerzan la función de Oficialía Electoral cuenten con los conocimientos y probidad necesarios para el debido ejercicio de la función.

Los funcionarios electorales del Instituto Electoral que ejerzan la fe pública deberán conducirse conforme a los principios precisados en el artículo 6º de este Reglamento. De no hacerlo, podrán incurrir en responsabilidad, conforme al régimen disciplinario establecido en el Título Décimo de la Ley Orgánica.

El Instituto Electoral podrá celebrar convenios con el Colegio de Notarios, las instituciones educativas, los organismos electorales administrativos o jurisdiccionales, con el fin de capacitar a través de programas de formación, al personal del Instituto Electoral en la práctica y los principios rectores de la función de fe pública.

Art. 33. Las funciones de la Oficialía Electoral serán supervisadas por la junta ejecutiva del Instituto Electoral, la cual deberá velar por la legalidad, objetividad, profesionalismo y certeza con que se realice la función.

El secretario ejecutivo deberá rendir un informe al Consejo General, en sus respectivas sesiones ordinarias, sobre las peticiones y diligencias practicadas en ejercicio de la función de Oficialía Electoral.

El informe contendrá un reporte detallado de la totalidad de las diligencias practicadas, sus propósitos, los resultados de las mismas y las quejas presentadas respecto a supuestas actuaciones indebidas por parte de los funcionarios electorales.

Capítulo VI
Generalidades para el registro, control y seguimiento
de las peticiones y actas de la función
de Oficialía Electoral

Art. 34. A fin de dar certeza y dejar constancia de la función de la Oficialía Electoral, se llevará un libro de registro en el área de Oficialía Electoral, así como en cada consejo electoral, en el cual se asentará:

I. En caso de peticiones:

a) El nombre de quien la formule;

b) La fecha de su presentación;

c) El acto o hecho que se solicite constatar;

d) Los demás datos administrativos que se considere conveniente asentar;

e) El trámite dado a la petición, así como a las actas derivadas de las diligencias practicadas; y

f) El número de ejemplar y la fecha de expedición de copias certificadas de tales actas;

II. En caso de solicitudes autorizadas del ejercicio de la función dentro de procedimientos sancionadores:

a) Identificar al órgano del Instituto Electoral solicitante;

b) Señalar los datos del expediente dentro del cual se solicita la diligencia;

c) La fecha de la solicitud;

d) El trámite dado a la solicitud, así como a las actas derivadas de las diligencias practicadas; y

e) El número de ejemplar y la fecha de expedición de copias certificadas de tales actas.

Art. 35. Para los efectos del artículo anterior, se deberá desarrollar un sistema informático para el registro de peticiones, solicitudes y actas, que permita su seguimiento simultáneo por el área de la Oficialía Electoral y de los consejos electorales.

En dicho sistema, el área de la Oficialía Electoral o, en su caso, cada secretario de consejo, registrará las peticiones que reciba, conforme al orden en que fueron presentadas según el respectivo acuse de recepción, así como las solicitudes formuladas por los órganos del Instituto Electoral dentro de un procedimiento sancionador.

Con base en el referido sistema informático, el área de la Oficialía Electoral y el secretario del consejo, deberán establecer los turnos entre los funcionarios electorales de su adscripción, para la atención de las mencionadas peticiones y solicitudes en términos del artículo 17, fracción VII de este Reglamento.

Art. 36. Las actas emitidas en ejercicio de la función de Oficialía Electoral serán asentadas en folios numerados y sellados. Los folios son las hojas que constituyen la papelería oficial utilizada para el ejercicio de la función de Oficialía Electoral.

El Consejo General cuidará que en la fabricación de los folios se tomen las medidas de seguridad más adecuadas.

Los folios deberán utilizarse por ambas caras, contarán con un número progresivo y serán encuadernados en libros conforme a un orden cronológico.

Los libros integrados por los folios serán fuente original o matriz en la que se harán constar los hechos pasados ante la fe pública de la Oficialía Electoral. Cada libro estará integrado por doscientos folios.

En caso del apoyo y colaboración de los Notarios Públicos en los términos de lo dispuesto en los artículos 241 de la Ley Electoral y 8º, numeral 1, fracción II de la Ley Orgánica, se anexará una copia certificada del acta correspondiente del apéndice que se formará para tal efecto.

Al iniciarse cada libro, el área de la Oficialía Electoral y el secretario de consejo, harán constar la fecha y el número que corresponda al libro dentro de la serie sucesiva de los que hayan sido iniciados. La hoja en que se asiente dicha razón, no irá foliada y será encuadernada antes del primer folio del libro atinente.

Al cerrarse un libro, deberá asentarse en una hoja adicional agregada al final del mismo, una razón de cierre con la fecha y la cantidad de actas asentadas en los folios que integran el libro. Enseguida se procederá a encuadernar los folios.

Cada que un libro sea iniciado o cerrado, el respectivo secretario de consejo deberá firmar las razones elaboradas al respecto y dar aviso al área de la Oficialía Electoral.

Art. 37. Las actas que integren los libros deberán constar además en archivo electrónico o reproducción digitalizada que deberá ingresarse al sistema informático previsto en el artículo 35 de este Reglamento, dentro de las veinticuatro horas siguientes a la elaboración y firma de las propias actas.

Art. 38. Para asentar las actas en los folios deberán usarse métodos de escritura o impresión que sean firmes, indelebles y legibles.

Las actas se redactarán en español, sin perjuicio del uso de palabras en otro idioma empleadas como términos de alguna ciencia o arte. No se usarán abreviaturas ni guarismos, a menos que la misma cantidad se asiente también con letra.

Los espacios en blanco o huecos, si los hubiere, se cubrirán con líneas antes de que el acta se firme.

Las actas podrán corregirse manualmente. Lo que deba testarse será cruzado con una línea que lo deje legible. Lo corregido se agregará entre renglones. Lo testado y agregado entre renglones se salvará con la inserción textual al final de la escritura, con indicación de que lo primero no vale y lo segundo si vale.

Art. 39. Las actas emitidas en ejercicio de la función de Oficialía Electoral deberán contar con la impresión de un sello que las autorice y que contendrá la frase «Instituto Electoral del Estado de Zacatecas» y la identificación del área de Oficialía Electoral o del consejo electoral.

El sello se imprimirá en el ángulo superior izquierdo del anverso de cada folio a utilizarse.

Art. 40. El área de la Oficialía Electoral, así como el secretario del consejo, serán responsables administrativamente de la conservación y resguardo de los folios, libros y sellos en su respectivo ámbito de actuación.

Los folios, libros y sellos deberán permanecer en las instalaciones del Instituto Electoral.

El robo, extravío, pérdida o destrucción total o parcial de algún folio o libro deberá comunicarse inmediatamente por el secretario del consejo respectivo, al área de la Oficialía Electoral o en su caso, al secretario ejecutivo, para que se autorice su reposición y la de las actas contenidas en ellos, a partir del archivo electrónico de los mismos.

La reposición se efectuará sin perjuicio de la probable responsabilidad administrativa del funcionario electoral y, en caso de la presunción de algún delito, de la denuncia ante la autoridad competente.

Art. 41. El secretario ejecutivo y el secretario del consejo, en su caso, podrán expedir copias certificadas de las actas derivadas de diligencias practicadas.

Para efectos de este capítulo, copia certificada es la reproducción total o parcial de un acta y sus documentos anexos, que expedirá el secretario ejecutivo, los funcionarios electorales en los que se delegue la función de fedatario y los secretarios de consejo.

Las copias certificadas serán expedidas en los folios referidos en el artículo 36 de este Reglamento.

Art. 42. Las copias certificadas se expedirán para lo siguiente:

l. Acompañar informes solicitados por autoridad legalmente facultada para requerirlos;

II. Remitirlas a las autoridades competentes que ordenen dicha expedición; o

III. Ponerla a disposición de quien solicite el ejercicio de la función, para los efectos que a su interés convenga.

Art. 43. Los originales de las actas levantadas serán integradas a los correspondientes expedientes cuando su práctica derive de la solicitud de ejercicio de la función de la Oficialía Electoral de un procedimiento sancionador, o bien, cuando motive el inicio oficioso de un procedimiento; en otro supuesto, los originales permanecerán en los archivos que deberán llevar el área de la Oficialía Electoral y el secretario de consejo, según corresponda.

Art. 44. Cuando el secretario ejecutivo, el área de la Oficialía Electoral, o en su caso, el secretario de consejo, expidan una copia certificada, se asentará tanto en el libro de registro como en el respectivo sistema informático, una nota que contendrá la fecha de expedición, el número de hojas en que conste y el número de ejemplares que se han expedido.

Art. 45. Expedida una copia certificada, no podrá testarse ni entrerrenglonarse, aunque se adviertan en ella errores de copia o transcripción del acta original.

Artículos transitorios

Único. El presente Reglamento entrará en vigor y surtirá efectos a partir de su aprobación por el Consejo General del Instituto Electoral del Estado de Zacatecas.

FICHA TÉCNICA

GENERAL

Número de decreto Periódico Oficial Fecha de publicación Inicio de vigencia Legislatura
  59 25-julio-2015 16-julio-2015  

Por tratarse de una disposición de carácter administrativo, no contiene número de Decreto ni Legislatura.

Último cotejo de vigencia: septiembre de 2015.