REGLAMENTO DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DEL ISSSTEZAC

La junta directiva del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Zacatecas, en ejercicio de las atribuciones que le confieren los artículos 48 fracción I de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Zacatecas; 60 de la Ley de Entidades Públicas Paraestatales; 108 fracciones VIII y XXI de la Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Zacatecas; y

Considerando

La seguridad social tiene por finalidad garantizar el derecho a la protección de los medios de subsistencia y los servicios sociales necesarios para el bienestar individual y colectivo, así como el otorgamiento de una pensión, que en su caso, previo al cumplimiento de los requisitos legales será garantizada por los entes público incorporados a su régimen, es por ello que el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Zacatecas, es el organismo público descentralizados que tiene como fin administrar el sistema de seguridad social en nuestro Estado, mediante su junta directiva como órgano máximo de gobierno, quienes dirigen las políticas y metas establecidas en su marco normativo, a fin de garantizar sus objetivos institucionales.

En atención a lo anterior el Instituto, a través de su director general es quien guía esos objetivos en apego además al Plan Estatal de Desarrollo 2017-2021, como una forma de trabajar diferente, contando para ello con una estructura orgánica que garantice el logro de sus objetivos y con visión de servicio, alejándose de los actos viciados, por lo que se cuenta con la unidad de auditoría interna, quien es el área responsable de vigilar, revisar y supervisar que los recursos sean debidamente canalizados, debiendo en consecuencia realizar las evaluaciones de manera sistemática, a las áreas de recursos financieros, administrativos, comerciales y técnicas institucionales, a fin de que se combata de frente a la corrupción.

Por lo que resulta necesario que las directrices para guiar las funciones de la unidad de auditoría interna mejoren sus procesos de revisión, supervisión y evaluación de los sistemas y procedimientos implantados en las áreas que conforman el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Zacatecas y de este modo estar en posibilidades de aplicar las sanciones mediante los instrumentos e instancias correspondientes, siendo además imperativo implementar los principios que regulan la transparencia y el acceso a la información pública, obteniendo como resultados la optimización de los procesos de mejora regulatoria, con normas claras, trámites y servicios simplificados.

Por lo anteriormente expuesto, se expide el presente:

REGLAMENTO DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA
INTERNA DEL ISSSTEZAC

Capítulo I
Disposiciones generales

Artículo primero. El presente Reglamento tiene por objeto establecer las disposiciones de carácter procedimental que regulen la práctica de auditorías a las áreas administrativas, comerciales y técnicas del ISSSTEZAC.

Art. 2º El presente Reglamento establece la estructura y funciones de la Unidad de Auditoría del ISSSTEZAC.

Art. 3º Para la aplicación del presente Reglamento, se entenderá por:

I. Acta: documento en el cual los auditores hacen constar hechos u omisiones ocurridas dentro de la auditoría que realicen;

II. Auditor: servidor público con el perfil necesario y la capacidad profesional para llevar a cabo una auditoría;

III. Auditoría: proceso de revisión, supervisión y evaluación de los sistemas y procedimientos implantados en las áreas que conforman el ISSSTEZAC;

IV. Auditor interno: jefe de la Unidad de Auditoría Interna;

V. Director general: director general del ISSSTEZAC;

VI. Estatuto Orgánico: Estatuto Orgánico del ISSSTEZAC;

VII. Falta: acto u omisión del servidor público que viola disposiciones legales o reglamentarias aplicables a su trabajo;

VIII. ISSSTEZAC: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Zacatecas;

IX. Ley: Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Zacatecas;

X. Observación: omisiones, incumplimientos normativos o deficiencias de control interno detectados en la auditoría practicada;

XI. Informe de auditoría: documento que contiene el resultado del proceso de supervisión, evaluación o auditoría.

XII. Recomendación: propuesta formulada al área auditada;

XIII. Reglamento: presente Reglamento de la Unidad de Auditoría Interna;

XIV. Riesgo: probabilidad de ocurrencia y el posible impacto de que un evento adverso, externo o interno, obstaculice o impida el logro de los objetivos y metas institucionales;

XV. Seguimiento: acción para verificar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas, comprobando el avance en la atención o solución definitiva al riesgo o problema detectados;

XVI. Servidor público: persona física que presta sus servicios al ISSSTEZAC;

XVII. Supervisión: diligencia preventiva para revisar, evaluar o verificar el cumplimiento de los procesos o procedimientos y disposiciones legales y reglamentarias en las áreas administrativas, comerciales y técnicas; y

XVIII. Unidad de Auditoría: Unidad de Auditoría Interna, órgano interno de control del ISSSTEZAC.

Capítulo II
De la Unidad de Auditoría

Art. 4º La Unidad de Auditoría es el órgano encargado de evaluar, revisar y auditar de manera sistemática, las operaciones financieras, administrativas y técnicas, para apoyar la función directiva y promover el mejoramiento de gestión del organismo.

Art. 5º La Unidad de Auditoría se integra por:

I. Auditor interno;

II. Auditores; y

III. El personal técnico y administrativo que designe el director general.

Art. 6º La Unidad de Auditoría tendrá las funciones siguientes:

I. Vigilar y evaluar el ejercicio programático presupuestal, el funcionamiento general de las áreas administrativas o comerciales y técnicas que integran el ISSSTEZAC, así como la operación de los programas a cargo de las mismas, con el objeto de promover la eficiencia en su gestión y propiciar el cumplimiento de los objetivos contenidos en sus programas;

II. Vigilar y comprobar el cumplimiento de las normas, estatutos, manuales, lineamientos, procesos y políticas, en materia de auditoría, control y fiscalización, que deban cumplir las áreas administrativas, comerciales y técnicas, de conformidad con los principios de contabilidad gubernamental vigente;

III. Elaborar el programa de trabajo anual y someterlo a la consideración y análisis del director general;

IV. Inspeccionar y vigilar que las áreas administrativas, comerciales y técnicas, cumplan con las normas y disposiciones en materia de planeación, presupuestación, ingresos, egresos, financiamiento, inversión, adquisiciones, construcción, servicios, sistemas de registro y contabilidad, contratación y remuneraciones al personal, arrendamiento, conservación, uso, destino, afectación, enajenación y baja de bienes muebles e inmuebles, almacenes y demás activos y recursos materiales, fondos y valores de la propiedad o al cuidado institucional;

V. Practicar visitas y auditorías a las áreas administrativas, comerciales y técnicas, así como a los particulares que ejerzan, manejen o apliquen recursos institucionales, con el objeto de vigilar y evaluar que sean ejercidos con apego a las disposiciones legales, normas y lineamentos vigentes que los regulen;

VI. Formular y dar seguimiento a las recomendaciones preventivas y correctivas que deriven de las observaciones emitidas a las áreas administrativas, comerciales y técnicas de acuerdo a la materia objeto de la evaluación, revisión o supervisión y auditoría;

VII. Asesorar y auxiliar a las áreas administrativas, comerciales y técnicas, en temas relacionados con el ámbito de su competencia cuando así lo soliciten;

VIII. Participar sólo con voz en las reuniones de los comités del ISSSTEZAC a las que se le convoque;

IX. Emitir un dictamen derivado de la revisión el cual que será puesto a consideración del director general y que en su caso, será enviado a la subdirección jurídica para que ésta inicie un procedimiento de responsabilidad ante la Secretaría de la Función Pública o bien realice las denuncias correspondientes;

X. Emitir un dictamen derivado de la revisión el cual que será puesto a consideración del director general y que en su caso, será enviado a la dirección de administración para que ejecute la corrección disciplinaria correspondiente;

XI. Fungir como área de consulta y soporte para la dirección general;

XII. Examinar y evaluar los sistemas, mecanismos y procedimientos de control;

XIII. Tener acceso a los sistemas y programas que operan las áreas administrativas, comerciales y técnicas, para obtener la información necesaria en el trabajo de programación de auditorías o durante el desarrollo de las mismas;

XIV. Requerir las áreas administrativas, comerciales y técnicas los elementos documentales y tecnológicos para el desempeño de sus funciones, levantar las actas administrativas, así como emitir el dictamen o los informes de resultados de las auditorías;

XV. Notificar los actos que emita, relacionados con el ejercicio de sus funciones;

XVI. Participar en los procesos de entrega-recepción de los servidores públicos del ISSSTEZAC;

XVII. Conocer y tramitar las quejas de derechohabientes o particulares en contra de los servidores públicos del ISSSTEZAC, con motivo de la prestación de sus servicios;

XVIII. Expedir las certificaciones de los documentos que obren en sus archivos, previa autorización del director general;

XIX. Realizar sus actividades de acuerdo a las reglas y bases que le permitan cumplir su cometido con autosuficiencia y autonomía;

XX. Realizar revisiones y auditorías, vigilando que el manejo y aplicación de los recursos públicos se efectúen conforme a las disposiciones aplicables;

XXI. Presentar a la dirección general, a la junta directiva y a las demás instancias internas de decisión los informes resultantes de las auditorías, exámenes y evaluaciones realizados; y

XXII. Las demás disposiciones jurídicas y administrativas aplicables.

Capítulo III
De la dirección general

Art. 7º El director general tendrá las siguientes funciones:

I. Ordenar la realización de auditorías a una o varias áreas administrativas, comerciales y técnicas;

II. Solicitar a la Unidad de Auditoría los informes que estime necesarios;

III. Instruir a la Unidad de Auditoría a efecto de que envié el dictamen a la subdirección jurídica o a la dirección de administración para la atención que proceda; y

IV. Las demás disposiciones jurídicas y administrativas aplicables.

Art. 8º El auditor interno tendrá las siguientes funciones:

I. Elaborar y presentar para su aprobación al director general el programa anual de supervisión, evaluación o auditoría a ejecutarse en las áreas administrativas, comerciales y técnicas;

II. Coordinar la planeación y programación de las auditorías, conjuntamente con los auditores adscritos;

III. Asignar las revisiones y auditorías al personal adscrito a esta Unidad;

IV. Requerir a las áreas administrativas, comerciales y técnicas, la información necesaria para las auditorías;

V. Administrar los recursos humanos y materiales asignados a la Unidad de Auditoría;

VI. Poner a consideración del director general el dictamen final de auditoría;

VII. Revisar y enviar para su ejecución el dictamen final de auditoría a la subdirección jurídica o dirección de administración previa autorización de la dirección general;

VIII. Evaluar los procesos inherentes a la Unidad de Auditoría y adoptar las medidas para optimizarlos;

IX. Suscribir la correspondencia y demás documentos emanados de la Unidad de Auditoría;

X. Dar seguimiento al cumplimiento de las observaciones y recomendaciones que se formulen en el dictamen final de auditoría;

XI. Recibir y atender consultas sobre las materias de su competencia; y

XII. Las demás disposiciones jurídicas y administrativas aplicables.

Art. 9º Son funciones de los auditores, las siguientes:

I. Realizar los trabajos de auditoría conforme al programa anual;

II. Supervisar el cumplimiento de las normas, sistemas y procedimientos de control interno, conforme a la legislación aplicable;

III. Elaborar y presentar al auditor interno los informes que este le requiera y el proyecto de dictamen o informe final de auditoría para someterlos a su consideración;

IV. Atender, tramitar y resolver los asuntos relacionados con sus funciones, de acuerdo a lo establecido por la normatividad aplicable;

V. Dar seguimiento a las observaciones y recomendaciones emitidas por la Unidad de Auditoría que le sean asignadas;

VI. Hacer uso responsable de los recursos materiales asignados a la Unidad de Auditoría;

VII. Presentar informes en forma periódica al auditor interno, con relación a los trabajos de auditoría en proceso;

VIII. Sujetarse estrictamente al procedimiento de auditoría establecido en el presente Reglamento;

IX. Recibir y atender consultas sobre las materias de su competencia; y

X. Las demás disposiciones jurídicas y administrativas aplicables.

Art. 10. El personal auditor deberá mantener su integridad de juicio, autonomía y objetividad, procediendo a planear sus revisiones, seleccionar sus muestras, aplicar las técnicas y procedimientos de auditoría, así como emitir sus conclusiones, opiniones y recomendaciones, desde el punto de vista objetivo, para que su labor sea totalmente imparcial.

Art. 11. La información que manejen y revisen los auditores, así como aquella generada y procesada por los mismos, está sujeta a los principios de discrecionalidad y secrecía que obligan a todo servidor público a conducirse con reserva, profesionalismo y honestidad en sus funciones.

Art. 12. La información bajo el resguardo de la Unidad de Auditoría, respecto de las auditorías que se encuentren en proceso deliberativo y hasta su conclusión, tendrá el carácter de reservada de acuerdo a lo establecido por la Ley de Transparencia y Acceso de Información Pública del Estado de Zacatecas. Con independencia de aquellos asuntos que por acuerdo del director general, se hubieren clasificado como información confidencial; conforme a lo establecido en el Reglamento del Comité de Transparencia del ISSSTEZAC.

Art. 13. La Unidad de Auditoría, conocerá de los asuntos que le turne el comité de transparencia del ISSSTEZAC, conforme a lo establecido en su Reglamento.

Art. 14. El personal auditor estará impedido para intervenir o conocer de una auditoría cuando:

I. Tenga interés directo o indirecto en el asunto de que se trate, cuyas conclusiones, opiniones y recomendaciones pudieran estar influenciadas por su interés; y

II. Hubiere parentesco de consanguineidad en línea recta sin limitaciones de grados, colaterales dentro del cuarto grado o los afines dentro del segundo.

La intervención del personal auditor en el que concurra cualquiera de los impedimentos anteriores, no implicará necesariamente la invalidez de la auditoría, pero dará lugar a responsabilidad administrativa del propio personal auditor.

Capítulo IV
Del procedimiento de auditoría

Art. 15. En el ejercicio de la auditoría, se deberán tener en cuenta los principios de objetividad, imparcialidad, independencia, transparencia, legalidad y profesionalidad, por lo que el personal auditor deberá conducirse en todo momento bajo estos principios.

Art. 16. Las auditorías que se realicen en la Unidad se dividirán en ocho fases:

I. Planeación;

II. Ejecución de los trabajos de supervisión;

III. Auditoría;

IV. Elaboración y notificación del informe preliminar;

V. Aclaración de observaciones;

VI. Elaboración de informe final o dictamen;

VII. Notificación de informe final o dictamen; y

VIII. Seguimiento de observaciones o recomendaciones.

Art. 17. En el procedimiento de auditoría se aplicarán supletoriamente la Ley Federal del Trabajo, Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de Zacatecas, Ley de Fiscalización Superior del Estado de Zacatecas y demás legislación aplicable.

Art. 18. El director general girará instrucciones a las áreas del ISSSTEZAC para que se atiendan los requerimientos de información, las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes que rinda la Unidad de Auditoría; fijará un plazo que no excederá de 15 días hábiles, para que las áreas auditadas den cumplimiento a las recomendaciones que se les hayan formulado.

Art. 19. Para la entrega de la información o documentación requerida por los auditores, el área sometida a visita o auditoría, de manera ordinaria contará con un plazo de 3 días hábiles siguientes al día de la recepción de la solicitud.

Art. 20. Cuando la Unidad de Auditoría solicite la información de manera urgente, el área auditada contará con un plazo de 24 a 48 horas siguientes a la hora de recepción de la solicitud de información o documentación para proporcionarla.

Art. 21. En caso de que el área en proceso de visita o auditoría necesite prórroga para proporcionar la información requerida por los auditores, deberá solicitarla por escrito o vía correo electrónico dentro de las 24 horas siguientes a la recepción de la solicitud.

Art. 22. En caso de que el área auditada no tenga bajo su resguardo la información requerida por la Unidad de Auditoría y esa información se encuentre bajo custodia de diversa área, se le concederá un plazo de 72 horas para que presente la totalidad de la información en forma física y digital.

Art. 23. Una vez que la Unidad de Auditoría haya notificado las observaciones derivadas de la auditoría a las áreas administrativas, comerciales y técnicas éstas contarán con un plazo máximo de 10 días hábiles para presentar la documentación e información a fin de solventar las observaciones. En caso de requerir prórroga deberá solicitarla por escrito dentro de los primeros tres días del plazo inicial concedido.

Art. 24. En caso de que el área auditada solicite una prórroga para solventar las observaciones se le podrá conceder un plazo de hasta por 5 días más.

Capítulo V
De las sanciones

Art. 25. La Unidad de Auditoría solicitará a la dirección de administración se le aplique una corrección disciplinaria a los servidores públicos auditados cuando incurran en lo siguiente:

I. Entreguen extemporáneamente la información o documentación solicitadas;

II. Entreguen incompleta la información o documentación solicitadas sin justificación;

III. Entreguen la información o documentación erróneas;

IV. Sustraigan la documentación que se encuentre bajo el resguardo de la Unidad de Auditoría; y

V. Cualquier otro acto u omisión que viole disposiciones legales o reglamentarias e incida sobre el resultado de la auditoría.

Las correcciones disciplinarias a que se refiere este artículo pueden ser desde un extrañamiento, hasta una amonestación, suspensión sin goce de sueldo hasta por diez días o dependiendo de la gravedad la rescisión de la relación laboral.

Art. 26. Cuando al cierre de la revisión la Unidad de Auditoría determine que existen elementos para considerar que el servidor público auditado incurrió en alguna falta, previa autorización de la dirección general; según la gravedad de la falta, realizará lo siguiente:

I. Turnará el dictamen a la subdirección jurídica o a la dirección de administración para que se inicie el procedimiento para el finamiento de responsabilidades o denuncia penal ante las autoridades correspondientes;

II. Solicitará a la dirección de administración del ISSSTEZAC que se aplique la corrección disciplinaria propuesta en el informe final o dictamen; y

III. Solicitará al área auditada se atiendan las recomendaciones contenidas en el informe final o dictamen, informando de ello a la Unidad de Auditoría.

Art. 27. Las correcciones disciplinarias a que se refiere el artículo anterior serán las determinadas por la Unidad de Auditoría de conformidad a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de Zacatecas y demás legislación aplicable.

Capítulo VI
De las modificaciones

Art. 28. Es función exclusiva de la junta directiva del ISSSTEZAC, modificar el presente Reglamento; para ello la dirección general en coordinación con la Unidad de Auditoría presentarán a sesión de dicho órgano, el proyecto de modificación al presente Reglamento para su aprobación.

Artículos transitorios

Artículo primero. El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial, Órgano de Gobierno del Estado.

Art. 2º Se abroga el Reglamento de la Unidad de Auditoría Interna del ISSSTEZAC, publicado en suplemento al No. 75, de fecha 21 de septiembre del 2016, en el Periódico Oficial, Órgano del Gobierno del Estado.

Art. 3º Se derogan todas las disposiciones administrativas que se opongan al presente Ordenamiento.

Art. 4º El presente Reglamento considera en su redacción un lenguaje incluyente de género.

Dado en la sala de sesiones de la junta directiva del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Zacatecas a los 14 días del mes de diciembre de 2016. Rúbricas.

El presente Reglamento del Comité de Préstamos y Créditos del ISSSTEZAC, fue aprobado por la Junta Directiva del ISSSTEZAC, el día 14 de diciembre de 2016, en sesión ordinaria 012/2016, correspondiéndole el número de acuerdo 269/012/2016.

FICHA TÉCNICA

GENERAL

Número de decreto Periódico Oficial Fecha de publicación Inicio de vigencia Legislatura
  25 29-marzo-2017 30-marzo-2017  

Por tratarse de una disposición de carácter administrativo, no contiene número de Decreto ni Legislatura.

Último cotejo de vigencia: mayo de 2017.